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Obligations légales des logiciels de caisses - Pourquoi et comment changer ?

La législation impose aux commerçants de s’équiper dès cette année d’un logiciel de gestion et d’encaissement certifié*, sous peine de lourdes amendes. Mais cette obligation ne doit pas forcément s’envisager sous forme d’une nouvelle contrainte. Gestion de la fidélité, des actions marketing, e-commerce…certains logiciels se positionnent en co-gérant du magasin, avec à la clé une augmentation significative de la rentabilité. Il ne s’agit donc pas de changer uniquement pour échapper au contrôle du fisc, mais de se saisir de cette opportunité pour améliorer sensiblement les performances de sa boutique. Décryptage.


1) Définir ses besoins

Si nombre de logiciels d’encaissement permettent également la gestion des stocks, tous ne le font pas spécifiquement pour les métiers du secteur de la mode et peu de logiciels sont susceptibles d’être paramétrés précisément en fonction de tel ou tel commerce. Une étude sérieuse de vos besoins, vous permettra de déterminer les fonctions essentielles dont vous avez besoin. Il faut bien garder à l’esprit que ce logiciel assurera la gestion courante du magasin et surtout il doit vous apporter de précieuses informations lors de la prise de décisions. Combien d’articles dois-je acheter dans ce type de modèle ? De quelles couleurs ? Comment répartir mes différents budgets d'achats entre les marques ? Quel est mon taux de sortie ? Quel chiffre d'affaires pourrais- je escompter lors de mes prochaines campagnes e-mailing ou SMS ? Voici le type de questions que vous devez vous poser en amont. 

2) Obtenir une démonstration

Cette étape est très importante, car seule une démonstration détaillée vous permettra de déterminer si le logiciel envisagé répond exactement à vos besoins. A noter que la démonstration se fait désormais souvent en ligne, avec un prestataire informatique qui intervient directement « sur votre écran » pour vous faire découvrir à distance les fonctionnalités du logiciel.
Vous allez ainsi pouvoir découvrir assez rapidement si le programme est intuitif et surtout s’il est adapté précisément aux métiers du secteur de la mode. Ce facteur n’est pas anodin, car si les commerçants ne sont pas des experts en informatique, ils connaissent bien en revanche leur métier et le logiciel doit correspondre précisément aux spécificités de la boutique.

Comme le précise Olivier Benoit, consultant formateur pour les logiciels spécialisés PHIMAG MODE / KWISATZ, « il est impératif d’acquérir un logiciel métier, parfaitement adapté au fonctionnement des magasins de mode ». Le but est de gagner en efficacité est d’obtenir rapidement des réponses à des projections ou des chiffres instantanés, comme le nombre de clients actifs ou absents ou le montant du stock afin de pouvoir engager des actions pour « faire du chiffre » ou encore remonter le taux de marge. Au cours de la démonstration vous allez pouvoir jauger de la proximité de votre prestataire, entendre par là, au plus près de vos attentes. Car la proximité régionale, si elle peut être rassurante du point de vue psychologique, ne garantit en rien la connaissance du métier d’intégrateur informatique. Or, vous avez besoin «d'un expert» et votre logiciel comme votre prestataire doivent être parfaitement formés aux spécificités de la gestion des commerces de mode. 

« Si les commerçants ne sont pas des experts en informatique, ils connaissent bien en revanche leur métier et le logiciel doit donc être intuitif et correspondre précisément aux spécificités de la boutique »
 

3) Etudier toutes les caractéristiques

Une fois vérifié que le programme est efficace lors des encaissements, là où on attend rapidité d'exécution et intuitivité pour faciliter les passages en caisse, il s’agit de s’assurer qu’il est en mesure de délivrer des statistiques fiables et pertinentes lorsqu'on passe en mode gestion (stock, inventaire, analyses des ventes...) Et, comme vu précédemment, qu’il est parfaitement adapté au métier (gestion des tailles, pointures, coloris, bonnets, matières...). Un pré-requis nécessaire, mais pas suffisant, car gérer c'est bien, mais anticiper c'est mieux !  Surtout dans un univers aussi concurrentiel que la mode et en période de crise. Dès lors, il faut bien s'assurer que les fonctions marketing tels que la gestion de la fidélité ou l'envoi de SMS sont bien incluses dans le logiciel. Prévoir l’avenir également, que vous ayez plusieurs boutiques ou un site e-commerce en prévision, il faut d’ores et déjà s’assurer que la gestion des stocks se fera en temps réel par exemple, car ensuite il sera difficile et coûteux de changer si on n'a pas pris les bonnes décisions.

4) Choisir son prestataire

Nombreuses sont les entreprises qui proposent des logiciels capables de gérer le stock et les encaissements d'une boutique. Cependant, lorsqu'on confronte leur programme aux besoins précis des boutiques de mode et qu'on demande des références vérifiables... la liste est beaucoup plus courte. Ces entreprises proposent souvent un tarif attractif afin de masquer leur faiblesse. Un argument qui ne tient pas, car si vous devez perdre des heures lors de l’utilisation et vous priver de fonctions essentielles pour booster vos ventes, l’économie de 300 ou 400 € lors de l’achat risque de vous coûter très cher, sans compter qu’il faudra quand même racheter par la suite un véritable logiciel métier !

Enfin, le choix de votre partenaire est important également, car vous allez travailler tout au long de l'année avec cette société de services informatiques, que ce soit pour lancer des opérations marketing ou obtenir une aide en ligne. 
 

« Demander des références vérifiables et éviter les petites économies qui peuvent par la suite coûter très cher… »



5) Acheter, louer ou souscrire un simple abonnement ?

Une fois la solution de gestion choisie, la question se pose, acquérir son logiciel et son poste d’encaissement appelé aussi TPV (terminal point de vente), ou régler mensuellement le coût d’un service complet. Tout dépend de l’équipement présent ou pas, du degré de service attendu et de la solution de financement. Tour d’horizon :
  • Si vous possédez déjà un TPV récent, l'achat du logiciel peut suffire, sous réserve de compatibilité avec le matériel existant
  • Si vous devez vous équiper, privilégiez un TPV (terminal point de vente), véritablement conçu pour un fonctionnement en continu en magasin plutôt qu'un simple PC et choisissez un seul revendeur/intégrateur (matériel et logiciel), cela évitera en cas de problème, que l'éditeur du logiciel vous renvoie sur le fabricant du TPV et inversement.
  • Si « comptablement parlant » vous devez réaliser des investissements, l’achat est à envisager. Mais si vous souhaitez préserver votre trésorerie, la location sera plus adaptée.  
  • Et si la solution c'était l'abonnement ? Logiciel métiers (prêt-à-porter, chaussures, lingerie...), choix de TPV design, assistance hotline, télémaintenance, mise à jour, remplacement du matériel... tout est compris. L’un des leaders de l'équipement des magasins de mode propose une formule, « premium  » qui évite tout supplément. Une fois le montant de l’abonnement défini, le commerçant est sûr de ne pas avoir de – mauvaises – surprises et il est même possible de résilier l’abonnement sans pénalités.
Si la loi impose désormais des logiciels certifiés, l'acquisition ou le remplacement d’un logiciel de gestion ne doit donc pas être considéré comme un problème, mais au contraire comme une solution pour optimiser le fonctionnement de sa boutique et améliorer concrètement la marge, les ventes et par voie de conséquence, la trésorerie. Le changement peut parfois avoir du bon !

* la Loi de Finance 2016 apporte de nouvelles obligations concernant les logiciels de gestion utilisés par les entreprises afin de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. Dans l'article 88 du 29 décembre 2015, il est notamment indiqué que « Tous les professionnels assujettis à la TVA devront enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisé et certifié. »
La loi 2015 – 1785 impose la mise à jour des logiciels de gestion et d’encaissement au plus tard en 2017 et en cas de contrôle, l'absence d'attestation sera soumise à une amende de 7 500 €.

 
Mardi 18 Avril 2017
Jean-Louis Soustiel


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